Günümüzde kişi veya kurumların en önemli gider kalemlerinden biri olan şirket araçları, iyi yönetilmesi ve doğru şekilde optimizasyonunun sağlanması gereken bir konudur. Bu alanda ortaya çıkan yıllık maliyetlerin azaltılması hem firmaların maddi yükünü hem de zamandan tasarruf sağlayarak sahadaki iş yükünü hafifletecektir. Bu nedenle işverenin veya yetkilinin şirketlerine ait araçların tüm ihtiyaçlarını karşılayan ve takip edebilmelerine olanak tanıyan bir sisteme gereksinimleri artar. ‘Filo yönetimi nedir?’ sorusu da bu aşamada devreye girer.
Filo Yönetimi Nedir?
Firma araçlarının akaryakıt ve bakım ihtiyaçları başta olmak üzere bütün giderlerinin sistematik olarak tek elden kontrol ve takip edilebilir olması, şirketleri maliyet yükünden kurtararak daha pratik bir operasyon yönetimi uygulamasını sağlar. Bu amaç doğrultusunda filo yönetimi bir firma için büyük önem taşımaktadır.
Ticari işletmelerin kontrolünde olan araba, kamyon, tır, gemi, uçak, forklift, iş makinası vb. araçların kanuni, finansal ve operasyonel bazlı yönetilmesine filo yönetimi adı verilir. Yönetme kapsamı kullanıcılar tarafından belirlenmelidir. Kişiden kişiye veya kurumdan kuruma değişkenlik gösteren beklentiler, yönetme kapsamını etkileyen en önemli parametredir. Filo yönetimi yapacak kişi veya kurum, sadece yakıt gider kontrolü sağlamak isterse araçlarını birer varlık olarak tanımlayıp araçların tüm yaşam döngüsünü göz önüne alarak risk bazlı bir filo yönetimine geçebilir ya da ihtiyaçlarına uygun bir taşıt tanıma sistemi ile tüm araçlarının yönetimini sağlayabilir.
Araç Filo Yöntemleri Nelerdir?
Araç filo yöntemleri olarak birçok parametre bulunmaktadır. Bu parametrelerden bazıları ve sağladıkları imkânlar şunlardır;
- Araç kiralama ve finansmanı: Şirket aracı kiralama veya lojistik hizmeti satın alma yoluyla filo yönetimi daha yetkin birilerine devredilebilir.
- Araç bakımı: Tüm araçların bakım periyotları belirlenerek bu periyotlara uygun hareket edilmesi olası riskleri minimize etmeyi sağlar.
- Varlık yönetimi: Araçların varlık olarak kabul edilmesiyle araçların üretiminden imha yöntemine kadar uzanan yaşam döngüsünün planlanması ve buna uygun hareket edilmesidir.
- Tedarik zinciri yönetimi: Lojistik firmalarının kapsamında yer alan bu başlık taşınan ürünün güvenliğini sağlar.
- Kaza yönetimi: Araçların otonomlaştırılarak veya hareket kabiliyetinin kısıtlanması ile olası kazaların önlenmesini sağlar.
- Araç telematiği (izleme ve teşhis): Aracın sürekli izlenmesi aracın daha efektif kullanılması için avantaj sunar.
- Sürücü yönetimi: Sürücülerin çalışma saatlerinin planlanması ile insan kaynağından maksimum verim sağlanır.
- Hız yönetimi: Araçların hızlanmasını engelleyerek olası başka maliyetlerin (trafik cezası gibi) önüne geçilebilir.
- Yakıt yönetimi: Şirket araçlarının taşıt tanıma sistemleri ile akaryakıt kontrolü sağlanarak aşırı yakıt kullanımı engellenebilir, filonun tüm yakıt masrafları raporlanabilir.
Yönetilmek istenen filo kapsamı sağlıklı bir şekilde belirlendikten sonra, uygun bir sistem kurulumu yapılır. Bu sayede maliyet avantajı ve operasyonel kolaylık sağlanır.
Filo Yönetimi Avantajları Nelerdir?
Filo yönetiminin firmaya kazandırabileceği birçok fayda vardır. Filo yönetiminin avantajları şunlardır;
- Filo yönetiminin en büyük avantajı, maliyet hesabı yaparken daha gerçekçi veriler elde etmenizdir. Uzun vadeli planlamaları kolaylaştırır.
- Araçların hız limiti ve yakıt verileri uygun bir taşıt tanıma sistemi ile kontrol altında tutularak lojistik maliyetleri düşürülür.
- Filo araçlarını güncel olarak takip etmek, lojistik kaynaklı olası aksaklıkları yaşamanıza engel olacaktır.
- Filo yönetiminin efektif bir şekilde yapılması, şirkete operasyon sırasında sahada kolaylık sağlar. Üretim kapasitesinin artmasına yardımcı olur.
- Filo yönetimi sayesinde araçların düzenli olarak teknik bakımı daha kolay yürütülür. Tüm iş süreçlerinde kullanılan insan kaynağının daha güvende çalışması sağlanır.
- Araç servis bakım maliyeti ve lastik giderleri gibi masraf kalemlerinin kontrolü ve takibi kolaylaşır.
- En önemlisi, daha hızlı ve daha kolay akaryakıt alımı sağlanarak zaman tasarrufu yapılır.